内容証明ガイド／内容証明とは

内容証明とは
①どのような内容の文書を
②いつ出したかを
③郵便局が証明してくれる
制度を利用して出される郵便物のことを言い、特殊取扱郵便の一種で正確には内容証明郵便といいます。
　

文書の内容が公的に証明される
郵便局で日付印が押されるので、差出日付の証明ができる
相手方に対して文書の内容を必ず実現させたいという意思を持っているという心理的圧迫を与えることができる

内容証明郵便はどこの郵便局でも取り扱っているわけではありません。郵便物の集配をする郵便局と指定された一部の郵便局が内容証明郵便を受け付けてくれます。郵便局へは次のものを持参します。

内容証明にする文章（同一の内容のもの３通）
封筒１通（受取人、差出人の住所氏名を記入し、封をしない）
差出人の印鑑（訂正時に必要）
郵便料金

内容証明にする文章は同じ内容のものを３通用意し、１通は相手に郵送、１通は郵便局が保管します。残りの１通が本人の控えとなります。郵便局で文章の内容をチェックしてもらい、日付の入った証明印を押してもらわなければなりませんので封筒は封をしないでままで持参してください。
　
手続きが終わると「書留郵便物受領証」とかかれた用紙を受け取って手続きは終了ですが、内容証明郵便を出すときは配達証明付で出すようにした方がいいでしょう。窓口で何も言わないと配達証明付にはなりません。
配達証明付にしておかないと、どんな手紙をいつ郵便局に出したのかは証明できても、受取人がいつ受け取ったのかを証明できないのです。配達証明付にしておくと、内容証明郵便を差し出してから１週間前後で差出人宛てに配達証明書が届き、配達されたことが証明できるようになります。

内容証明を利用した方がよい場合

重要な法律効果が生じる場合

内容証明に書かれている文章の内容によって契約が更新されたり、解除されたりといった法律効果が生じるものがあります。相手方と円満な関係にある状態では通常の書面でも構いませんが、もめ事になりそうな場合や、すでにもめている状態では必要になるでしょう。

通知の時期が重要な意味を持つ場合

クーリングオフでは契約の書面を受け取ってから８日以内（ほかに１４日以内や２０日以内のケースもあり）に解除の手続きを取らなければなりません。内容証明では郵便局で日付を記載してくれますので時期の争いを未然に防ぐことができます。

書面が要求される場合

通知や意思表示を特に書面で求められるクーリングオフなどがあります。

文書が作成された日付の公的な証明が必要な場合

借金などの債権譲渡の際、第三者に対して自らの権利を主張するために公証役場や郵便局の内容証明などの公的機関で発行された日付の証明が必要なケースがあります。

時効の進行をストップさせる必要がある場合

借金などの債権は一定の期間催促がないと時効となり、返済する義務がなくなります。他人の土地建物に住んでいた場合には一定の条件、期間で所有権を取得します。権利は何もせずに放置しておくと時効が完成して消滅してしまうケースが多いのです。時効が間近に迫っている場合に一時的に時効の進行をストップさせるために催促したという証明のために内容証明が使われます。

今後の紛争のために証拠を残しておく必要がある場合

内容証明を利用すべきでない場合

内容証明は形式、内容から相手方に何らかの心理的圧迫を与えます。クーリングオフのように見知らぬ相手との商品等の売買契約取り消しなら、その後相手に会うこともないでしょうから気まずい思いをすることがなく、問題なく利用できます。

相手方が親戚や知人、友人、隣近所、職場の仲間などの場合は問題解決後も付き合いをなくすわけにはいきません。こういった相手は粘り強く話し合いで円満に解決するべきでしょう。
問題が解決する方向に向かっているときに内容証明を出してしまうと相手を怒らせてしまい、問題が振り出しに戻りかねません。話し合いで済む問題には内容証明は必要ないでしょう。
自分に何らかの落ち度がある場合は内容証明を出すことで、自分の落ち度まで証明してしまうことがあります。内容証明を出さずにあくまで話し合いを続けたほうがよい場合もありますので慎重に検討してください。

電子内容証明とは

電子内容証明は郵便局がインターネットを利用して提供しているサービスで、２４時間全国どこからでも内容証明郵便の手続きを行うことができますので時間を気にせずに活用することができます。受付を担当しているのは新東京郵便局で、ワープロソフトのワード、一太郎で作成した内容証明の文書をデータ送信すると、印刷、封かん、配達を行ってくれます。初回の利用開始には手続きや設定に若干の時間が必要ですので、急を要する場合は郵便局に直接持ち込まれた方が早いでしょう。
　
なお、当事務所は電子内容証明に対応しており、クーリングオフの代行において遠方の方、夜間に手続きが必要な方でもこのサービスを利用して緊急手続きを行っております。

お問合せ

内容証明郵便はさまざまな場面で活用されます。そして、クーリングオフ、支払いの催促など活用の方法によって内容は変わってきます。当事務所では内容証明郵便の作成を承っておりますのでご活用ください。
また、内容証明郵便に関するご質問、ご相談、見積もり依頼も電話・メールにて無料で承っております。下のボタンをクリックしてお気軽にお問合せください。